Скорее всего это будет программа, которая работает устойчиво (без перезагрузок и аварийных остановов), позволяющая в любой момент времени за разумное время (несколько минут) получить результаты хозяйственной деятельности предприятия, нетребовательная к ресурсам (способная работать на не совсем новых (недорогих) компьютерах, планшетах и смарфонах), достаточно простая в освоении и настройке, позволяющая управлять настройкой прав сотрудников, обеспечивающая выгрузку или загрузку данных в стандартных форматах. Хотелось бы иметь программную кнопку, нажав которую обеспечивался бы доступ к информационной базе с другого удаленного компьютера. Программа не требующая доработок или доработки и обновления которой выполняются в фоновом (незаметном для пользователя) режиме. В идеале стоимость сопровождения этой программы внешним специалистом должна быть минимальна, а функциональность программы - по возможности охватывать все основные стороны бизнеса.

Как правило, к пониманию того, какая именно нужна программа, где и на чем она будет стоять, какие именно нужны отчеты и обработки руководитель приходит через несколько лет ведения бизнеса на коленке. Именно в этот момент встает вопрос о необходимости приобретения той или иной программы или о доработке существующей.

Причин необходимости доработки функциональности программы и информационной базы может быть несколько.

К первой группе причин следует отнести исправление ошибок непродуманного решения при покупке программы в самом начале ведения бизнеса, когда принималось решение какую программу покупать, у какой организации, предполагаемая стоимость сопровождения программы и какую сумму Вы готовы потратить на доработку программы и объем требуемых доработок. При этом совершенно не были учтены перспективы развития организации на ближайшие 5 лет.

Ко второй группе причин относятся доработки, обусловленные адаптацией купленной программы под условия именно Вашего бизнеса, которые могут быть решены без доработки программы средствами администрирования интерфейса программы и настройки прав пользователей.

К третьей группе причин относится более тонкая настройка функциональности, связанная с разработкой внешних отчетов и обработок, разработку планов обмена между конфигурациями, позволяющих существенно повысить производительность труда сотрудников.

К четвертой группе причин отнесем реализацию более тонких нюансов работы Вашей фирмы, что будет возможно лишь введением в конфигурацию новых объектов - документов, регистров накопления, сведений, расчетов и бухгалтерских регистров, редакцию из ресурсов и измерений.

И наконец пятая группа причин - это необходимость доработки программы и информационной базы обусловленная изменением законодательства и требованиями налоговых и иных фискальных органов.

Шестая группа причин - доработка конфигурации производителем программы по его собственному плану и представлению, изменение структуры информационной базы, изменение условий предоставление программы конечному пользователю или правил ее технической поддержки - нас не касается до того момента пока эти изменения прямо не начинают угрожать целостности нашей информационной базы или собственности на хранимые в информационной базе данные.

Рассмотрим эти группы более подробно.

Первая группа причин - подбор программного обеспечения.

1. Исправление неправильно подобранной программы в начале ведения бизнеса

Каждая организация ведет свой бизнес. Работает с разными поставщиками и клиентами. Только начинает бизнес или имеет достаточный капитал для автоматизации своей деятельности. Работает с сотрудниками, имеющими различный уровень квалификации.

Партнеры 1С за последние 25лет (фирма 1С основана в 1991 году) разработали много решений, охватывающих практически все сферы бизнеса - от малых предприятий до крупных холдингов. Положительным моментом в структуризации решений явилось ступенчатое развитие платформы 1С. При этом, в основном, обеспечена совместимость приложений разработанных на младших версиях программы с программами разработанными для старших релизов платформы.

К особенности ведения бизнеса следует отнести и то, что если функционал используемой проограммы достаточен для ведения основных процессов, то вопрос о замене программы, как правило, не стоит. Замена программы - болезненный для бизнеса процесс и прибегать к ее замене следует лишь в случаях, когда после внедрения ожидается существенный прирост производительности труда сотрудников. Измеренный в часах и в рублях.

В настоящее время для малого бизнеса разработаны пять основных групп программ, достаточно полно охватывающих основные направления деятельности. Это "Бухгалтерия 8 (Упрощенка 8, Предприниматель 8)", "Управление небольшой фирмой 8", "Управление торговлей 10 (11)", "Отчетность предпринимателя 8", "Розница 8". Положительно что все программные продукты выпускаются в различных ценовых нишах - от базовых программ до программ ПРОФ и обеспечивают работу от одного до нескольких пользователей.

Партнерами 1С на основе программ этих основных групп разработаны сотни решений, заточенных под конкретные особенности самого взыскательного бизнеса. Правда при выборе того или иного решения следует уточнить у производителя - до какого срока он планирует поддерживать свою программу, ознакомиться с историей фирмы-разработчика и ее решений, отзывами пользователей на качество предоставляемого сервиса.

Базовые программы имеют встроенные правила обмена данными, позволяющие обмениваться информацией друг с другом через электронную почту, файлы или облачные хранилища данными.

Вместе с тем функциональность этих программ ограничена - они допускают ведение в одной информационной базе деятельности только по одной организации (ИНН), нет возможности обмениваться данными с однотипными программами (Обмен УТБазовая - УТБазовая запрещен), не допускают доработки конфигурации введением новых объектов типа документы, регистры накопления, сведений, расчета и доработки существующих.

Существенным плюсом данных программ является то, что обновление данных программ фирмой 1С предоставляется бесплатно. Также бесплатна для пользователей этих программ и горячая линия консультации.

Дополнить функциональность используемой в данный момент программы достаточно просто - выполнив апгрейд с базовой программы на программу ПРОФ или приобретя новую программу с требуемой функциональностью и организовав между новой и старой программой выгрузку (обмен) данных.

2. Адаптация программы через настройку интерфейса и прав пользователей без программной доработки.

Программы 1С последнего поколения на управляемом приложении (Платформа 8.3) даже в базовом варианте поставки имеют развитые средства управления ролями. Минимальные встроенные программные средства управления правами пользователей у программы "Бухгалтерия 8", Далее, по нарастанию функциональности следуют - "Управление небольшой фирмой 8", "Розница 8", "Управление торговлей 8".

Программы позволяют управлять видом интерфейса через настройку функциональности, отображения требуемых подсистем информационной базы, управление вида форм документов, справочников, регистров и других объектов.

В программах последнего поколения есть возможность добавления реквизитов документов и справочников в пользовательском режиме, доработки печатных форм документов и справочников. Так теперь из справочника Договоры можно самостоятельно подготовить шаблон печатной формы любого договора без помощи программиста.

Для освоения тонкостей управления функциональностью и самостоятельной настройки программы рекомендуется посетить сертифицированные курсы учебных центров 1С, приобрести интерактивные обучающие курсы этих же центров, пройти обучения на web курсах партнеров 1С (Курсы-по-1с.ru, Профбух8.ru) или же приобрести учебные пособия издательства 1С - например сборник "Секреты профессиональной работы с 1С Бухгалтерия 8". Или же обратиться к нам.

3. Разработка внешних печатных форм документов, справочников, отчетов и обработок

Разработка внешних печатных форм документов, справочников, новых форм отчетов и обработок также относится к доработке функциональности программы без внесения изменений в код программы.

Как правило, разработка этих объектов выполняется в Конфигураторе программы с активным использованием механизмов запросов и системы компоновки данных. Подчеркиваю - только разработка. Целостность начальной конфигурации при этом не нарушается. Разработанные печатные формы, отчеты и обработки подключаются к информационной базе в пользовательском режиме через специальную форму - "Внешние печатные формы, отчеты и обработки".

К необходимости данной доработки прибегают в случае если те или иные операции повторяются регулярно и обработка данных информационной базы или печатной формы при этом занимает несколько десятков минут или часов.

Разработка отчетов и обработок нетривиальная задача, требует достаточных знаний и опыта программиста. В частности умения работать с "Системой компоновки данных", знания механизмов запросов, умения работать с формами.

В интернет сейчас есть много ресурсов предлагающих те или иные разработки за умеренные деньги (от 2000 руб за печатную форму, от 4000 руб и более за обработку или отчет в зависимости от его сложности). Например infostart.ru. Разработка продается как есть, а ее настройка под условия Вашего бизнеса будет выполнена за отдельное вознаграждение.

Разработать внешние печатные формы,отчеты и доработки Вы сможете и самостоятельно, посетив одно-шестимесячные курсы по программированию в 1С.

4. Доработка функциональности программы за счет включения новых объектов - справочников, документов и регистров.

Как отмечено выше, доработка функциональности программы за счет внедрения новых объектов, при правильном выборе исходной программы, случается достаточно редко. Общее правило при выборе программы учета в начале ведения бизнеса должно быть следующим: по мере развития бизнеса для развития функциональности программы должно быть достаточно открытия ранее скрытых опций.

Типовые случаи доработки типового решения на сегодня - это встраивание модулей управления:

- взаимоотношения с клиентами (CRM) в том или ином варианте (при этом собственник бизнеса не хочет приобретать программные продукты CRM);

- системами планирования закупок и продаж.

а также иные нестандартные доработки например связанные с изменением механизмов проведения документов.

Конкурентным преимуществом программ 1С является то, что, как правило, все программы поставляются с открытым кодом и для доработки программ предусмотрено специальное программное средство - Конфигуратор.

Доработка программ 1С возможна лишь для программ группы ПРОФ.

Должен предупредить, что внесение изменений в конфигурацию часто сказывается на возможности выполнения автоматизированного обновления программы. Иногда выполненные при доработках изменения при обновления затираются новым кодом обновления и приходится вновь привлекать специалиста для восстановления функциональности программы.

Доработка конфигурации оправдана если Вашу информационную базу обслуживает квалифицированный специалист.

5. Доработка функциональности программы под требования законодательства.

Это пожалуй самая трудная часть доработок.

Скажем спасибо фирме 1С, которая не только взяла на себя тяготы адаптации внедренного в промышленную эксплуатацию программного обеспечения под изменения российского и зарубежного законодательства (для различных вариантов локализаций программ), но даже бесплатного обновления программного обеспечения для пользователей базовых программ.

Как правило, пользователю базовой программы ее годовая эксплуатация обходится по крайней мере на 13000 руб дешевле, чем пользователю программы ПРОФ. Что позволяет с определенностью утверждать, что именно фирма 1С на сегодня является спасательным кругом малого бизнеса России.

Сразу скажу и про акции 1С 2016 года.

В этом году выпущены программные продукты на одно юридическое лицо (один ИНН) "1С Бизнес-Старт" и "Бухгалтерия 8 на 1". Эти продукты являются разновидностью программы "Бухгалтерия 8 Базовая" и поставляются с возможностью годового бесплатного подключения к основным ИТС сервисам 1С - 1С Отчетнось, 1С Контрагент, 1С-ЭДО и др. Что позволяет сэкономить на стартовом этапе ведения бизнеса по крайней мере около 6000 руб.

Так как требования законодательства все время уточняются и развиваются целесообразно все данные, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом держать в одной информационной базе, например на основе "1С Бухгалтерия 8" (или "Отчетность предпринимателя", "Комплексная автоматизация", "Управление предприятием". Программы регламентированного учета, как правило, не дорабатываются или их доработка носит косметический характер.

Управленческий учет желательно вести во второй информационной базе.

В качестве такой программы могут использоваться программы "Управление небольшой фирмой", "Управление торговлей", "Розница".

Обмен данными между программами выполняется по расписанию по типовым или откорректированным правилам обмена данными.