Программы разных производителей предлагается купить или взять в аренду. Некоторые будут размещаться на Вашем компьютере, а некоторые в облаке. Одни программы классифицируются как программы ПРОФ, а другие как базовые. Какую из них выбрать? Как не прогадать с ценой и не потратить деньги так необходимые для развития бизнеса на сервисные возможности которые потребуются, вероятно, лишь в отдаленном будущем?

Как партнер 1С я бы, естественно, в первую очередь, рекомендовал остановиться на программах фирмы 1С. Но это не потому, что я занимаюсь их распространением. Де-факто программы 1С на сегодня являются стандартом при ведении бухгалтерского учета. Конечно Вы можете написать собственное приложение на любом языке программирования и оно, вероятно, будет оперативно решать одну или несколько прикладных задач, но в случае, если Вам вдруг потребуется выгрузить накопленные данные в бухгалтерскую программу, в случае 1С это, вероятно, потребует минимальных затрат. Кроме того - а где гарантия, что улыбчивый программист, сегодня работающий на Вас, завтра не изменит свой бизнес и не бросит Вас в самый разгар отчетности? Приведу лишь один достаточно типовой пример. Вас приглашают вести облачный бизнес не на программе 1С. Вы в течении года вносите данные, но вскоре решаете перейти на другую программу. Как выгрузить данные в формат другой программы - поверьте, это задача часто не имеет тривиального (простого) решения и часто сопряжена с большими временными затратами. При этом, поверьте, собственник арендованной Вами программы в облаке с которой Вы хотите уйти отнюдь не хочет утратить с вами финансовые связи и будьте готовы к тому, что Вам, возможно, придется перебивать Ваши данные почти в ручную.

Программы 1С сейчас не те, что были на заре своей юности. Хотя до сих пор можно встретить бухгалтера пишущего проводки на " 1С Бухгалтерии 6.0" или офис, ведущий бизнес на программе "1С Торговля и Склад 7.7". Сейчас, приобретая самую простую программу, Вы получаете функционал максимально приближеннный к ПРОФ решению, а также множество роботизированных интернет-служб которые позволят Вам с минимальными затратами организовать работу на удаленном от Вас на любое расстояние компьютере, настроить резервное копирование, организовать обмен данными с любыми прикладными программами. При этом в них заложены мощные механизмы настройки интерфейса, генерации различных форм отчетов - то, что ранее требовало привлечения труда приходящего программиста. Положительным фактором при работе на программах 1С является то, что как мощность так и функционал программы может как наращиваться, так и уменьшаться до минимума (практически до функционала базовой программы).

Программу лучше покупать у постоянного партнера фирмы 1С работающего на рынке не менее пяти лет.

Только постоянный партнер подскажет Вам какой именно программный продукт Вам нужен (или потребуется в ближайшее время - из более 250 решений, находящихся в продаже в настоящее время), условия его сопровождения и какие акции в настоящее время проводит производитель. Например в данный момент фирмой 1С осуществелен выпуск двух новых модификаций программного продукта "1С Бухгалтерия 8 Базовая" - Это продукты "Начни Бизнес с 1С" и "Бухгалтерия 8 для 1". Особенностью данных программных продуктов является то, что они предназначены для использования только в одной организации (один ИНН), стоят дешевле (розничная цена 3000 руб), поставляются в электронном виде и, главное, поставляются подключенными практически ко всем значимым для предпринимателя сервисам информационно-технического сопровождения - "1С-Отчетность", "1С-Контрагент", "1С-Сверка", "1С-ЭДО", "1С-ДиректБанк" и к некоторым другим.

1. Общая классификация программ 1С

Программы 1С сегодня можно разделить на следующие основные группы в зависимости от приложения, лежащего в их основе. Это:

1) "ERP" (Управление предприятием) - самая мощная программа 1С в которой собраны в единое целое все бизнес-процессы по ведению производства, торговли, бухучета, расчета заработной платы, планирования. Эту программу изредка используют предприятия малого и среднего бизнеса.

2) Усеченный вариант ERP - "Комплексная автоматизация". В ней присутствует основной функционал родительской программы. Комплексная автоматизация подойдет крупным предприятиям малого бизнеса.

3) Выделяя основные подсистемы из комплексной автоматизации получаем программы - "Бухгалтерия", "Управление торговлей", "Зарплата и управление персоналом". Предприятия малого бизнеса в основном работают на этих программах.

4) Несколько особняком стоит "Управление небольшой фирмой" - бурно развивающаяся программа, обещающая уже в ближайшее время стать основной программой малого бизнеса.

5) Далее следует "Розница" (основная программа для розничной торговли)

6) Для ведения микробизнеса есть приложения "Налогоплательщик", "Платежные документы", "Отчетность предпринимателя" и другие.

На сегодня программы 1С также классифицируются как:

- программы ПРОФ или базовые;

- работающие на обычном или управляемом приложении;

- по организации интернет-доступа к информационной базе;

- предназначенные для решения задач управленческого или регламентированного учета, или то и другое;

- имеющие встроенные правила обмена данными с другими программами или нет.

Разберем классификационные признаки более подробно.

Базовые программы, в отличие от программ ПРОФ, позволяют работать с информационной базой только одному пользователю. В информационной базе допускается ведение данных по одной организации. Однако количество информационных баз, где ведется учет по одной организации, - неограничено. Для этих программ отсутствует встроенная возможность создания распределенной информационной базы между однотипными программами (Обмен "Базовая бухгалтерия" - "Базовая бухгалтерия" запрещен). Но зато существует возможность обмениваться данными с разноименными программами. Так "1С Базовая бухгалтерия" может обмениваться данными с базовой "1С Управление торговлей" и базовой "1С Зарплатой и управление персоналом" и другими. При этом возможен обмен между одной программой "1С Бухгалтерия" и несколькими одноименными программами (например "1С Розница").

Для базовых программ запрещена доработка основной конфигурации, но есть возможность разработки внешних обработок, отчетов и печатных форм.

На сегодня базовые программы являются основными программными продуктами для организаций с небольшим числом сотрудников.

Программы группы ПРОФ позволяют работать с информационной базой нескольким пользователям одновременно. В информационной базе можно вести учет за несколько организаций. Для этих программ реализованы механизмы распределенных информационных баз - т.е. можно настроить в разных населенных пунктах несколько условно независимых информационных баз ("1С-Управление торговлей" - "1С Управление торговлей")и по расписанию наладить обмен данными между ними.

Классификация программ по принципу управляемого или неуправляемого приложения в настоящее время уже почти неактуальна. Практически все типовые приложения переведены на управляемое приложение. Это позволяет работать с программами из обычного интернет-браузера при размещении информационной базы на любом компьютере (и даже планшете) – как в облаке, так и в офисе.

Классификация программ по организации интернет-доступа к информационной базе – определяется по использованию сервисов "1С Линк", "1С-Аренда", "fresh 1C" или обычного терминального доступа через удаленный рабочий стол или посредством программы удаленного управления (например "TeamViewer", "AmmyyAdmin" и др. Отличие этих сервисов заключается в следующем.

При использовании "1С Линк" – информационная база хранится у Вас и Вы можете выполнять какие угодно доработки, доступ к базе и обслуживание в удобное время. Сервис "Линк-1С" предоставляется при условии наличия подписки ИТС. Так при подписке ИТС ПРОФ Вы можете опубликовать одномоментно до двух информационных баз. При этом количество одномоментно работающих пользователей будет ограничено только количеством имеющихся у Вас лицензий.

Построить аналог сервиса "1С Линк" Вы можете и самостоятельно воспользовавшись фиксированным ip адресом у своего провадера. При этом Вам потребуется самостоятельно поднять web сервер (например IIS или Apache) и выполнить несложные настройки.

При использовании сервиса "1С Аренда" – Ваша информационная база хранится в облачном сервисе. Вы можете дорабатывать информационную базу и получать обновления бесплатно, но доступ к конфигуратору выполняется за отдельную плату.

При использовании сервиса "1с fresh" в облаке размещается только типовая (недоработанная) конфигурация. Частичная доработка информационной базы возможна лишь силами специалистов сервисного центра. Условием предоставления данного сервиса является также оформление подписки ИТС. При этом если Вами оформлена подписка ИТС ТЕХНО, то с информационной базой может работать два пользователя, а если оформленная подписка ПРОФ - то пять пользователей.

Объем данных хранимый в сервисах "1С-Аренда" и "fresh 1C" ограничен и при превышении квоты взимается дополнительная плата.

Обслуживание программ ПРОФ, в соответствии с условиями лицензионного соглашения (желтая карточка), выполняется при покупке покупателем подписки Информационно-технического сопровождения (ТЕХНО или ПРОФ).

Подписка ТЕХНО предполагает, что покупатель получает лишь базовые сервисы (обновления программ, возможность пользования "1C Бухфон"("1С Коннект"), "1С ЭДО") и все сервисы настраивает самостоятельно. Приобретение остальных сервисов выполняется за отдельную плату.

В стоимость подписки ПРОФ включена стоимость абсолютно всех сервисов по льготной цене. Так, если типовая годовая цена любого отдельного сервиса стоит около 4800 руб, то можно предположить, что стоимость всех сервисов 1С будет стоить выше 50 000 рублей. Однако стоимость годовой подписки ПРОФ на сегодня составляет около 37200 рублей.

Классификация по цели ведения учета – управленческий или регламентированный учет, и по возможности обмена данными между программами – является основной.

2. Обмен данными между программами 1С

Как правило в организации ведется несколько информационных баз. Одна или две информацонные базы предназначены для регламентированного учета. Как правило это "1С Бухгалтерия" и "1С Зарплата и управление персоналом". Для управленческого учета используются программы "1С Управление торговлей", "1С Управление небольшой фирмой", "1С Розница". Обмен данными между этими проораммами выполняется с помощью типовых правил обмена, входящих в состав каждой программы.

На рисунке 2 приведены различные варианты обмена данными между программами.

Иногда организации, для кажущегося упрощения хозяйственной деятельности, ведут учет в более крупных и масштабных решениях - типа "1С Комплексная автоматизация" или "1С Управление производственным предприятием". Несмотря на кажущуюся простоту ведения учета в одной программе следует понимать, что эти программы достаточно сложны и грамотное ведение учета в них возможно лишь достаточно подготовленному персоналу. Организовать упрощенный учет проще средствами базовых программ между которыми достаточно просто выполнить обмен типовыми средствами. Тем более, что в случае программных ошибок или ошибок в отражении фактов хозяйственной деятельности исправление проще выполнить в более простой программе.

Статистика показывает, что наиболее покупаемой программой на сегодня является "Бухгалтерия 8 Базовая". За ней следует "Управление торговлей 8", "Зарплата и управление персоналом 8", "Управление небольшой фирмой 8" и "Розница".

Почему казалось бы основные программы ведения бизнеса ("Управление торговлей", "Розница" пользуются меньшим спросом - вероятно это вопрос времени, производительности и стоимости компьютеров и сопутствующего программного обеспечения - операционных систем, драйверов и торгового оборудования). Кроме этого правильным ответом будет следующий - смена программы учета в живом бизнесе больной вопрос. Поэтому, если бизнес идет нормально, сам алгоритм бизнеса не очень сложен, система отчетности проста (например ЕНВД) то программа учета меняется редко. С этой точки зрения объясним и повышенный спрос на "Бухгалтерию 8" - налоговое законодательство в нашей стране бъет ключом все 25 лет реформ.

При необходимости настроить обмен данными можно и между другими программами. Это выполняется квалифицированным специалистом при помощи специального инструмента "1С Конвертация данных" или же с помощью внешних обработок - например через специально подготовленные текстовые или иные файлы.

3. Организация работы одновременно работающих удаленных пользователей

Если Ваши сотрудники достаточно мобильны неизбежно встанет вопрос организации их работы в единой информационной базе или же создание некоторой распределенной сети в которой они будут обмениваться данными с сервером с некоторой периодичностью или в режиме on-line.

3.1 Работа в одной информационной базе

В случае, если все сотрудники будут работать в единой информационной базе, то предлагаются следующие варианты.

0) Базовый. Вы только начинаете бизнес, денег практически нет. В этом случае приобретя программный продукт "Начни Бизнес с 1С" или "Бухгалтерия 8 для 1" за 3000 руб Вы получите и программу учета и инструмент связи с фискальными органами (налоговой, статистикой , пенсионным фондом и с ФСС). Акция продлится, ориентировочно, до октября 2016 года. До акции Ваши затраты составили бы около 14000 руб (покупка программы, сервис 1С-Контрагент, 1С-Отчетность).

1) 1-2 пользователя Если Вашей организации больше года и в ней до 1-2 постоянных пользователя удобным выбором будет базовая программа (от 3300 руб). Если Вы предполагаете сдавать регламентированную отчетность в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС - оптимальным вариантом будет дополнительная покупка годовой лицензии 1С Отчетность (4900 руб - Московская область, 5900 руб - Москва). Ни рис.3 приведена схема работы с единой информационной базой и подключенными к ней мобильными устройствами с использованием сервиса ЛИНК 1С

2) В случае, если у Вас двое и более сотрудников, работающих по очереди с программой в разных частях города (практически одновременно) и в случае использования домашнего компьютера Вам приходится держать его включенным практически круглосуточно, оптимальным вариантом будет использование сервиса Аренда 1С - 1 лицензия (от 800 руб месяц). Преимуществом использования сервиса в этом случае будет разгрузка бухгалтера от вопросов обновления информационной базы и организации резервного копирования - эти услуги входят в состав лицензии бесплатно.

3) Если количество пользователей одновременно работающих в программе - два - рекомендуется сервис fresh 1C ТЕХНО - 6546 руб на полгода или сервис Аренда 1С в этом случае составит от 1600 руб в месяц или 9600 руб за полгода.

Рис.4. Сервисы fresh 1C и Аренда 1С

4) Далее, при количестве одновременно работающих удаленных пользователей три - приоритет у сервиса Аренда 1С, (от 800 руб за лицензию, средняя цена - 14400 руб за полгода) (Если мы хотим использовать "1С Линк", то при ИТС ТЕХНО должны будем дополнительно оплатить стоимость сервиса - около 800 руб в месяц).

5) При количестве пользователей более четырех можно воспользоваться сервисом fresh 1C ПРОФ (18600 руб на полгода) или поднять на собственном сервере службы ЛИНК 1С.

6) При необходимости размещения программы в облаке сервис 1С Линк выгоден уже при количестве пользователей более двух. Но для запуска сервиса нужна ПРОФ лицензия или ПРОФ аппаратный ключ и ИТС подписка уровня не менее ТЕХНО. Кроме того, неудобством сервиса является необходимость держать сервер включенным все время.

7) При количестве пользователей более шести стоит задуматься о приобретении выделенного компьютера (сервера) и фиксированного ip адреса. Так как в этом случае затраты на его приобретение достаточно быстро окупятся.

3.2 Работа в разнородных приложениях Если в Вашей организации выделены подразделения, которые занимаются бухгалтерским учетом, продажами, расчетом заработной платы, розничными продажами или производством - за каждым из этих подразделений можно закрепить свою программу - "Бухгалтерия 8", "Управление торговлей 8", "Зарплата и управление персоналом 8", "Управление небольшой фирмой 8" и организовать обмен данными между ними с использоватием некоторых общих ресурсов - электронной почты, программ DropBox, ЯндексДиск и других.

Преимуществом данного способа является то, что количество требуемых лицензий для каждого подразделения может подбираться индивидуально, в обмене могут участвовать как программы ПРОФ, так и базовые программы. Помимо этого к программам 1С могут подключаться информационные базы мобильных устройств - смартфонов, планшетов и прочее на различных платформах.

Организация возможной схемы обмена приведена на рис.2.

3.3 Работа в распределенных информационных базах Достаточно часто требуется организовать обмен данными между фрагментами одной информационной базы - например информационной базой головного офиса и информационной базой обособленного подразделения - где-то в пригороде.

Этот вариант называется обменом для распределенных баз данных. В этом случае Ваши подразделения в течении какого-то периода, например одного дня, работают автономно, и при необходимости обмениваются изменениями информационной базы с другими узлами обмена. Схема обмена данными приведена на рис.5.

Такой вариант обмена возможен только для программ ПРОФ.

Рис.2 Возможные схемы обмена данными
Рис.5 Распределенные информационные базы
Рис.3 Линк 1С